Politique de confidentialité

Arvisflows LLC est une société américaine qui fournit ses services à des entreprises d'Europe et d'Amérique. Cette politique explique quelles données nous traitons, pourquoi nous pouvons le faire, qui d'autre y a accès et comment vous pouvez les contrôler.

1. Qui est le responsable du traitement

2. À qui elle s'applique

Cette politique s'adresse à quatre groupes de personnes :

• Visiteurs du site. Toute personne qui navigue sur le site public d'Arvisflows à l'adresse arvisflows.com, sans se connecter.
• Personnes qui nous écrivent. Celles qui remplissent le formulaire de contact ou demandent un essai gratuit.
• Entreprises clientes et leurs responsables. Ceux qui souscrivent une offre et utilisent l'Espace gérant.
• Clients finaux de ces entreprises. Les personnes qui écrivent à l'entreprise par WhatsApp ou par le chat web, ou qui l'appellent, et sont prises en charge par l'agent d'intelligence artificielle. Leur cas est expliqué à la section suivante.

3. Deux rôles différents

Arvisflows occupe deux positions différentes selon à qui appartiennent les données, et il convient de les distinguer car vos droits et votre interlocuteur en dépendent.

4. Finalités et base juridique

Nous ne traitons des données personnelles que lorsqu'une base légale le justifie. Ce tableau reprend chaque finalité avec sa base juridique selon l'article 6 du Règlement général sur la protection des données.

La fourniture des données marquées comme obligatoires dans les formulaires est nécessaire pour traiter la demande ou fournir le service. Sans elles, nous ne pourrons pas le faire.

5. D'où viennent les données

Les données proviennent pour l'essentiel de la personne concernée elle-même, lorsqu'elle remplit un formulaire, souscrit le service ou nous écrit. Pour les responsables des entreprises clientes, certaines données sont générées pendant l'utilisation du service, comme les journaux d'accès à l'espace gérant ou l'historique de consommation. Nous n'achetons pas de bases de données et n'obtenons pas de données auprès de tiers à des fins commerciales.

6. Durée de conservation

Une fois ces délais écoulés, les données sont bloquées tant que des responsabilités légales peuvent en découler et, à l'expiration des délais de prescription, elles sont supprimées.

7. Qui d'autre y a accès

Arvisflows ne vend ni ne cède de données personnelles à des tiers à des fins commerciales. Pour fournir le service, elle fait appel aux prestataires énumérés ci-dessous, qui agissent en tant que sous-traitants pour le compte d'Arvisflows et sont soumis à un contrat et à une obligation de confidentialité.

En outre, les données peuvent être communiquées aux juges, tribunaux, administrations publiques et forces de l'ordre lorsqu'une obligation légale l'impose, et à des conseillers professionnels tenus au secret lorsque cela est nécessaire pour défendre un droit.

7 bis. Services API YouTube

Arvisflows utilise les Services API YouTube uniquement pour publier des vidéos sur sa propre chaîne (@Arvisflows). Elle n'accède pas aux données des comptes YouTube de clients, d'entreprises ou de visiteurs, et ne les enregistre ni ne les partage. Les seules informations conservées sont l'autorisation de sa propre chaîne, sur son serveur à accès restreint, et l'identifiant de chaque vidéo publiée.

L'utilisation des Services API YouTube est régie par les Conditions d'utilisation de YouTube et les Règles de confidentialité de Google. L'accès peut être révoqué à tout moment depuis la page des autorisations de Google.

Si l'accès est révoqué ou si Arvisflows cesse d'utiliser le service, l'autorisation est supprimée dans un délai maximal de 30 jours.

8. Transferts internationaux

L'application et la base de données du service sont hébergées dans l'Union européenne. Toutefois, Arvisflows est une société américaine et plusieurs des prestataires ci-dessus traitent des données aux États-Unis, ce qui entraîne des transferts internationaux.

Ces transferts reposent sur l'un des mécanismes suivants, selon le prestataire :

• Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, complétées par les mesures supplémentaires nécessaires à l'issue de l'analyse d'impact du transfert.
• La décision d'adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, lorsque le prestataire y est certifié.
• Le caractère nécessaire du transfert à l'exécution du contrat demandé par la personne concernée elle-même, le cas échéant.

Vous pouvez demander des informations sur les garanties appliquées à un transfert donné en écrivant à info@arvisflows.com.

9. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Le service d'Arvisflows repose sur des modèles de langage qui génèrent automatiquement des réponses. Il est bon que vous le sachiez précisément :

• Le contenu des messages et la transcription des appels sont envoyés au fournisseur du modèle qui intervient dans chaque cas — Anthropic ou OpenAI — pour générer la réponse.
• Arvisflows n'utilise pas ces contenus pour entraîner ses propres modèles et n'autorise pas ses prestataires à les utiliser pour entraîner les leurs.
• L'agent peut réserver, modifier ou annuler des rendez-vous de manière automatique. Il s'agit d'opérations de gestion courante qui ne produisent pas d'effets juridiques et n'affectent pas de manière significative les personnes au sens de l'article 22 du Règlement.
• Les réponses générées par un modèle de langage peuvent contenir des erreurs. Il est toujours possible de demander l'intervention d'une personne de l'entreprise.

10. Sécurité

Arvisflows applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque, notamment : chiffrement des communications au moyen de TLS, stockage des mots de passe au moyen de fonctions de dérivation avec sel, contrôle d'accès au moyen d'identifiants individuels et de jetons de session à durée limitée, cloisonnement des données de chaque entreprise cliente, sauvegardes périodiques et journalisation des accès.

Aucun système n'est invulnérable. En cas de violation de sécurité présentant un risque pour vos droits, Arvisflows la notifiera à l'autorité de contrôle compétente et, lorsque le risque est élevé, également aux personnes concernées, dans les délais fixés par la réglementation.

11. Vos droits

Vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants :

• Accès. Savoir si nous traitons des données vous concernant et en obtenir une copie.
• Rectification. Corriger des données inexactes ou les compléter.
• Effacement. Demander leur suppression lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou lorsque vous retirez votre consentement.
• Limitation. Demander qu'elles soient conservées mais non utilisées pendant l'examen d'une contestation.
• Opposition. Vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime et, en tout état de cause, à la publicité.
• Portabilité. Recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou demander qu'elles soient transmises à un autre prestataire.
• Retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur.

Pour les exercer, écrivez à info@arvisflows.com en indiquant le droit que vous souhaitez exercer. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable. Nous répondrons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, auquel cas nous vous en informerons. Si vous avez connecté un compte Meta, consultez également les instructions pour supprimer les données Meta.

Si vous estimez que nous n'avons pas correctement traité votre demande, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays de résidence ou de travail.

12. Avis aux résidents de Californie

Si vous résidez en Californie, la California Consumer Privacy Act et ses modifications vous reconnaissent des droits supplémentaires : connaître les catégories d'informations personnelles collectées et leur finalité, demander leur suppression, les corriger, limiter l'utilisation des informations sensibles et ne pas subir de traitement discriminatoire pour avoir exercé ces droits.

Arvisflows ne vend ni ne partage d'informations personnelles au sens que cette réglementation donne aux termes sell et share. Nous ne cédons pas de données à des tiers contre rémunération ni à des fins de publicité comportementale intersites. C'est pourquoi il n'existe pas de mécanisme de désinscription à activer, et une demande de type Do Not Sell or Share My Personal Information est traitée en confirmant par écrit que cette vente ou cette communication n'a pas lieu.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à info@arvisflows.com en indiquant que vous agissez en vertu de la réglementation californienne.

13. Mineurs

Le service s'adresse aux entreprises et aux professionnels. Il n'est pas destiné aux mineurs et nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs de moins de 16 ans via le site. Si nous constatons avoir reçu des données d'un mineur sans l'autorisation du titulaire de l'autorité parentale ou de la tutelle, nous les supprimerons. Si vous pensez que cela s'est produit, prévenez-nous.

Le contenu des conversations qu'une entreprise cliente entretient avec ses propres clients finaux peut inclure des données de mineurs. Il appartient à l'entreprise, en sa qualité de responsable du traitement, de recueillir l'autorisation nécessaire dans ce cas.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements du service ou de la réglementation. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Si le changement affecte de manière substantielle la façon dont nous traitons vos données, nous le communiquerons par e-mail aux clients au moins trente jours à l'avance.